Planejamento: organize a contabilidade da sua empresa e evite surpresas

Entre tantos processos necessários na gestão de uma empresa, muitas vezes o fechamento contábil no dia a dia acaba ficando em segundo plano. Mas saiba que este é um grande erro! Afinal, esse procedimento organiza todo o seu ano fiscal e auxilia no acompanhamento do fluxo de caixa, das receitas e despesas do negócio.

Um fechamento mensal realizado corretamente por um bom profissional, sobretudo acompanhado por uma competente assessoria ou consultoria contábil, permite acompanhar de perto as oscilações de desempenho e eventuais riscos fiscais — que são comuns em qualquer empresa — e outros dados financeiros e da gestão do negócio. Esse controle também possibilita atestar se todos os relatórios, registros e gráficos do ano contábil em questão foram elaborados corretamente e se tudo está em dia com as determinações legais.

Quer entender o que é preciso para organizar o fechamento contábil da sua empresa de forma prática e eficiente? Veja as dicas que listamos abaixo:

Não deixe pra depois e cuide bem dos seus dados

Primeiro, é importante saber que o ano fiscal no Brasil corresponde ao mesmo período do calendário tradicional, de 1 de janeiro a 31 de dezembro. Para garantir que nada se perca e dê espaço para equívocos ou lacunas, portanto, o ideal é que você já comece a organizar os dados, documentação e arquivos digitais desde o início do ano, não esquecendo ainda de manter os backups (cópias dos arquivos) atendendo a legislação.

As notas fiscais, bem como os livros e demonstrativos contábeis e fiscais, por exemplo, são informações que estão no radar das exigências legais, e é imprescindível que você as mantenha organizadas e prontas para serem consultadas por você, sua equipe, o fisco e demais interessados. 

A escrituração contábil

Seja pela correria do dia a dia ou até mesmo por desconhecimento da importância e muitas vezes por descaso, alguns empresários se descuidam de acompanhar a evolução da contabilidade do seu negócio e se perdem no momento do fechamento das contas, dificultado o correto encerramento e apurações periódicas dos seus resultados contábeis e fiscais, notadamente no final de cada ano.

Para que isso não aconteça, é preciso que o empresário ou o administrador do negócio mantenha relacionamento mais próximo com seu contador ou empresa contábil que lhe assiste. Isto facilita  o cumprimento da legislação tributária, a exatidão da escrituração contábil e a geração de informações tempestivas e relevantes para a tomada de decisão na organização.

Lembre-se ainda que, ao acompanhar esses números com zelo e interesse na informação caso a caso, fica mais fácil encontrar ou mesmo evitar falhas pontuais que possam gerar prejuízos e aborrecimentos.

Os impostos

O correto recolhimento dos impostos e contribuições constituem fatores inarredáveis e mais importantes dentro das organizações, não pela preferência do empresário, mas pelos reflexos negativos que podem advir em decorrência de erros ou incorreções legais ou técnicas.

O pagamento com valor errado ou fora da data, por exemplo, pode gerar multas e muita dor de cabeça, incluindo problemas com a justiça. Fique atento a cada recolhimento, e caso você não seja o responsável direto por essa tarefa, não deixe de acompanhar mensalmente o pagamento dos tributos e seus reflexos.

Hoje, já existem sistemas de gestão contábil e financeira que podem ajudar na automatização de tarefas como essa. Se você busca mais eficiência, considere a implementação de um bom software na sua empresa para acelerar e facilitar alguns processos.

Avaliação e planejamento

Depois de tudo pronto, organizado e fechado, é hora de analisar os dados e as informações para avaliar os resultados do período, seja mensal, trimestral ou anual. Somente a partir daí será possível conhecer a realidade da empresa e traçar um objetivo realista a curto, médio e longo prazo — afinal, conhecendo os pontos fracos e fortes do negócio, todas as estratégias de gestão, orçamento, produção, marketing e vendas serão mais acertadas. 

Outro benefício desse controle de dados é ter em mãos o lucro exato da empresa para poder calcular, sem margem de erros, os próximos investimentos em novos ativos, projetos, pessoal e o que mais for identificado de oportunidades.

Realmente são muitos os pontos a serem observados durante todo o ano para que o fechamento contábil seja perfeito. Por isso, converse com os sócios e gestores da sua empresa sobre os benefícios de contratar uma empresa especializada nesses processos. Diante de tantos riscos de multas, juros e até mesmo gastos judiciais. o investimento certamente valerá a pena!

E você, já conta com a ajuda de um contador ou já passou por uma experiência em que esse profissional fez falta? Compartilhe conosco aqui nos comentários!