6 dicas para uma gestão orçamentária eficiente

Deixar de realizar uma boa gestão orçamentária afeta negativamente o crescimento da empresa, já que ela não conseguirá manter sua saúde financeira a longo prazo. Por outro lado, o gestor que se aprofunda no assunto conseguirá avaliar melhor seus investimentos, controlar seus gastos, reduzir custos e se desenvolver mesmo perante situações imprevisíveis ou de crise financeira.

Para aproveitar esses benefícios, é crucial realizar um bom planejamento orçamentário. Diante da importância do assunto, trazemos esta publicação, que lista as 6 dicas mais eficientes para se fazer uma boa gestão orçamentária. Continue a leitura!

1. Organize e acompanhe as contas

O primeiro passo é organizar e acompanhar de perto todas as entradas e saídas da empresa. Para ser bem-sucedido nessa tarefa, recomendamos tomar medidas como:

• criar um planejamento financeiro trimestral, semestral ou anual;
• registrar as saídas e entradas da organização, incluindo movimentações de pequeno valor, já que elas podem gerar perdas relevantes a longo prazo;
• controlar o fluxo de caixa para atender à demanda de capital de giro (dinheiro necessário para a organização manter suas atividades);
• evitar que as contas empresariais e gastos pessoais se misturem. Estipule uma renda fixa para os gestores e faça um controle rigoroso dos gastos;
• analisar os custos e retornos dos investimentos feitos.

Com esses procedimentos, a empresa minimiza a ocorrência de fraudes, descontrole de contas, gastos desnecessários, falta de capital de giro e até problemas legais.

Quando se fala em organização das contas, muitas pessoas acreditam que é preciso criar uma extensa planilha de receitas e custos; entretanto, atualmente, é possível delegar essa atividade para sistemas de gestão, que coletam, analisam e organizam as informações automaticamente.

2. Trabalhe com orçamentos

Não confunda gestão orçamentária com um orçamento empresarial. Enquanto o primeiro conceito é mais amplo e engloba diferentes estratégias para melhorar o controle das finanças, o orçamento empresarial traz as despesas e receitas da companhia em um determinado período de tempo — geralmente, um ano.

A finalidade desses orçamentos é ajudar os gestores a definir melhor onde serão investidos os recursos do negócio. Não existe somente uma forma de elaborar esse documento, mas algumas etapas são imprescindíveis para fazê-lo. Veja:

• realizar um diagnóstico completo das finanças: isso inclui verificar os gastos com tributos, o lucro médio alcançado, média das vendas, os possíveis gastos extraordinários, entre outros;
• estabelecer objetivos e metas: defina quais são os objetivos gerais a serem alcançados pelo negócio, bem como as metas individuais dos colaboradores;
• considerar todas as contas: anote todos os fatores que possam influenciar no orçamento, mesmo que eles sejam de baixo valor. Exemplos de contas são os empréstimos, juros pagos ou recebidos, rendimentos de investimentos e custos de produção;
• listar todos os custos fixos e variáveis: os primeiros são os que não se alteram a cada mês, enquanto os segundos variam conforme a produção;
• fazer um orçamento por centro de custo: separe as entradas e saídas de cada departamento. Assim, é possível saber quais geram mais custos para o negócio.

3. Faça projeções de cenários

Projetar ou analisar cenários é o ato de se preparar para diferentes situações que podem ocorrer. Fazer essas simulações é importante para evitar que o negócio seja prejudicado por imprevistos e acontecimentos externos, como redução de demanda e crises financeiras. Deve-se projetar, no mínimo, três tipos de cenário:

• otimista: os acontecimentos são favoráveis à empresa, ela conseguirá atingir seus objetivos e metas de faturamento, manter os custos baixos etc.;
• pessimista: ocorre o oposto do anterior, ou seja, prevê as piores situações de custos, despesas, ganhos e outros aspectos;
• realista: essa é a projeção mais próxima da realidade. Ressalta-se que ele não é um meio-termo entre os dois anteriores, pois apenas traz as situações mais prováveis.

Mesmo que os resultados sejam melhores do que o esperado, é fundamental que a empresa tenha um planejamento para o cenário otimista. Sem ele, os gestores não saberão o que fazer com os ganhos e correrão o risco de alocá-los em investimentos desvantajosos.

4. Automatize a gestão orçamentária

Há sistemas desenvolvidos especialmente para automatizar diversas atividades da gestão financeira. Essa tecnologia, entre outras vantagens, reduz as despesas administrativas (gastos com pessoal), minimiza a ocorrência de erros, torna as receitas e despesas mais previsíveis e aumenta a segurança da empresa (evitando que informações confidenciais sejam vazadas).

É importante não confundir uma plataforma de gestão com planilhas no Excel, pois este último é limitado e não possibilita desenvolver funcionalidades complexas. Entenda algumas das principais atividades que podem ser executadas por um sistema de gestão financeira:

• realiza a conciliação com as contas bancárias, permitindo envios ou retornos de faturas e pagamentos a fornecedores;
• possibilita fazer integração com outras plataformas — ou seja, pode ser facilmente acoplado a seu sistema de gestão empresarial;
• permite controlar todo o fluxo de caixa em poucos cliques;
• coleta dados dos setores e da empresa de forma geral para criar relatórios gerenciais, o que melhora a tomada de decisões dos gestores;
• desenvolve gráficos, aplica indicadores de desempenho e possibilita o acompanhamento em tempo real das movimentações.

5. Atente para o fluxo de caixa

O fluxo de caixa consiste nas entradas e saídas de capital do negócio, sendo essencial registrar detalhadamente todas essas movimentações, incluindo valores, datas e horários.

Como uma empresa faz muitos pagamentos e recebimentos diariamente, planilhas tradicionais não serão capazes de assegurar esse controle. Para solucionar esse problema e evitar erros no fluxo de caixa, você pode utilizar um sistema de gestão que automatize os registros.

Essa preocupação também permite que a empresa realize a projeção do fluxo de caixa, que consiste em antecipar quanto dinheiro a empresa terá à disposição em uma data futura, o que permite que os gestores saibam se terão capacidade ou não de arcar com seus compromissos.

6. Acompanhe os resultados

Monitore o andamento dos resultados para saber se os objetivos do negócio serão atingidos. Isso pode ser feito por meio de indicadores-chave de desempenho (KPIs), que são índices aplicados sobre os processos e resultados para averiguar custos, ganhos, eficiência, retorno sobre os investimentos e mais. Você pode conferir nosso artigo que lista os principais KPIs financeiros e como calculá-los.

A gestão orçamentária exige muita técnica, organização e concentração dos colaboradores, porém, é crucial para manter o equilíbrio das contas. Mas é possível facilitar essa atividade, aumentar a segurança e reduzir os custos simultaneamente com tecnologias especializadas.