6 dicas para organizar as finanças da sua empresa

Os gestores que sabem como organizar as finanças da empresa conseguem alavancar o desenvolvimento de seu negócio no mercado. Essa organização ajuda no equilíbrio das contas, aumenta o controle das despesas, permite a minimização de gastos, torna previsões financeiras mais precisas, entre outras vantagens.

Neste artigo, compartilhamos as 6 dicas mais eficazes de finanças empresariais para que você aproveite esses benefícios, assegure a sobrevivência do seu negócio e se mantenha em crescimento — inclusive em momentos de crise, como a criada recentemente pela pandemia do coronavírus. Acompanhe a leitura!

1. Faça um bom controle do estoque

O estoque é um dos ativos mais importantes de serem controlados pela empresa, pois ele tem um grande impacto nos custos do negócio, pode ser liquidado (transformado em dinheiro) mais facilmente e influencia em todas as atividades desempenhadas na empresa.

Por exemplo, adquirir produtos em excesso faz com que a empresa utilize verbas além do necessário e fique sem capital para manter suas atividades. Por outro lado, a falta de mercadorias também pode fazer com que um cliente acabe comprando de outra empresa.

Esse é um controle mais amplo do que muitos gestores imaginam envolve anotação das entradas e saídas de cada item, definição do estoque mínimo e máximo, atualização dos registros, monitoramento da geração do pedido até entrega efetiva ao cliente, entre outras.

Crie uma rotina padronizada e o hábito de manter um bom controle de estoque. Isso permite que os documentos estejam sempre atualizados, que você identifique erros e aperfeiçoe o processo.

2. Use um sistema financeiro

Ferramentas tecnológicas podem ser grandes aliadas na gestão financeira e sucesso do negócio de forma geral, elas minimizam a ocorrência de erros, agilizam as operações, aumentam a produtividade, trazem mais segurança e reduzem custos.

Porém, não é qualquer programa que satisfará as necessidades do seu negócio. Planilhas simples de Excel, por exemplo, são muito limitadas e não possibilitam a integração entre sistemas.

O ideal é que seja implementado um sistema de gestão especializado, inteligente e completo que traga recursos como:

• emissão de notas fiscais eletrônicas: gera e emite em poucos cliques NFes, NFes, NFCes, CTeOS, entre outras;
• planejamento orçamentário: cria previsões detalhadas das receitas e despesas, emite alertas quando limites são alcançados e as separa por centro de resultado;
• integração com bancos: envia e retorna automaticamente faturas e pagamentos a fornecedores, além de importar dados do banco;
• fluxo de caixa: amplia seu controle sobre as contas a receber e a pagar, adiantamentos, clientes, fornecedores, autorizações de pagamentos, entre outras contas;
• cobranças: aumenta o controle sobre clientes inadimplentes, registros de cobranças, agendamentos, cálculo de juros, descontos e multas.

Também existem softwares próprios para controlar estoque e compras de forma mais eficiente. Algumas de suas funcionalidades são o acompanhamento da negociação com fornecedores, realização de planejamento físico e financeiro automático, importação de notas fiscais, controle de pedidos de compras, entre outras.

3. Conheça os prazos e vencimentos de contas

Um bom gestor conhece os prazos de vencimentos de pagamentos e recebimentos, alonga (parcela) seus pagamentos e prioriza recebimentos à vista, o que garante capital para continuar suas operações.

Isso se torna cada vez mais relevante conforme sua empresa expande o número de clientes, parceiros e fornecedores, já que o número de negociações também cresce.

Essa gestão de prazos também é fundamental em momentos de crise, já que a empresa está em uma situação e deve evitar dívidas, multas e juros.

4. Realize a gestão de fornecedores

Os fornecedores têm grande impacto para o sucesso de seu negócio, já que eles são responsáveis por enviar os produtos, insumos ou materiais necessários para suas atividades.

Se um de seus fornecedores fizer entregas atrasadas ou danificadas, todo seu fluxo produtivo será prejudicado. Imagine que um recebimento de materiais seja extraviado, as atividades do seu negócio podem ficar paralisadas enquanto aguarda o problema ser resolvido.

Analise o comportamento de cada um de seus parceiros e estreite os laços com os mais comprometidos e organizados. É comum que fornecedores ocasionalmente incorram em erros. Nesse caso, avalie a qualidade do atendimento oferecido, como eles lidam com problemas e a velocidade que conseguem solucioná-los.

Nota-se que, em épocas de crise, os fornecedores desorganizados poderão fechar suas portas, mas você terá contratos sólidos com bons parceiros e poderá desenvolver a empresa mesmo nesses momentos.

5. Defina um orçamento anual

A gestão orçamentária tem o propósito de antecipar como serão aplicados os recursos de uma empresa em um determinado período. Realizá-la é crucial para assegurar que a organização faça bons investimentos e que termine o ano com lucros.

Na prática, os gestores utilizam ferramentas que aumentam o controle financeiro, como o orçamento anual. Esse documento prevê as receitas, despesas, investimentos, custos, entre outras contas e tem a finalidade de orientar como o dinheiro deve ser gasto para que a empresa alcance seus objetivos.

O orçamento deve ter os gastos divididos por cada área da empresa, trabalhar com diferentes cenários, aplicar indicadores-chave de desempenho (KPIs) adequados e prever uma margem de segurança (folga) para cobrir possíveis imprevistos.

Use um sistema de gestão financeiro para otimizar o processo, já que ele coletará informações da empresa, realizará os cálculos e atualizará o documento automaticamente. Tudo isso facilita a rotina do gestor e traz dados mais transparentes, claros e seguros.

6. Planeje minuciosamente seus investimentos

Muitos investimentos são promissores à primeira vista, mas acabam não trazendo resultados esperados ou geram prejuízos. Isso ocorre pelo fato de muitos gestores não verificarem os riscos de um investimento. Por menor que seja a quantia a ser investida, a expectativa de retorno deve ser minuciosamente analisada.

Além disso, verifique a situação atual do negócio e sua capacidade de arcar com as prováveis perdas. Por exemplo, é mais razoável alocar dinheiro em projetos mais arriscados se, mesmo com seu insucesso, a empresa conseguir terminar o ano com lucros.

Com as nossas dicas, você conseguirá organizar as finanças da empresa e assegurar o crescimento da organização mesmo em períodos adversos. Lembre-se de que, para isso, será fundamental utilizar inteligentemente a tecnologia para expandir e maximizar o controle sobre seus processos.