10 dicas para fazer reuniões online produtivas

Diante do cenário mundial atual, com a pandemia do novo coronavírus e o isolamento social, é cada vez mais comum precisarmos realizar uma reunião de forma não presencial.

A reunião online, no ambiente de home office, é uma excelente forma de se conectar com a sua equipe para alinhar atividades, planejamentos e ideias.

E é provável que, mesmo após a retomada, esse hábito seja incorporado à cultura das empresas, visto que o próprio trabalho à distância também se mostrou bastante eficaz e produtivo para muitas empresas, agilizando processos e tarefas que antes demoravam duas vezes mais por precisar de espaço físico e deslocamento.

Como fazer reuniões online produtivas?

Quando se fala em reuniões, é comum que se fale também de produtividade e objetivos bem definidos para que ela não tome mais tempo que o necessário.

No ambiente corporativo, a rotina de reuniões já algo bem definido e com a qual os colaboradores já estão bem adaptados. No entanto, quando o assunto são reuniões online, envolvemos novas práticas e uma nova rotina.

E para que esse tipo de comunicação seja utilizada da melhor forma e, de fato, venha para melhorar e otimizar processos, separamos algumas dicas importantes que podem ajudar você e sua equipe. Confira abaixo:

Agende e antecipe a sua reunião online

Antes de qualquer reunião, verifique com antecedência quais os assuntos que vão ser tratados e quais as suas possíveis contribuições.

Não deixe para se preparar de última hora só porque a reunião não será presencial.

Vista-se de forma adequada

Nada de pijamas! Pense na sua casa como o seu ambiente de trabalho normal. Por isso, busque estar com uma boa aparência e vista-se de forma profissional.

Pense no que usaria se fosse para uma reunião presencial.

Verifique se o sistema está funcionando

Antes de começar a reunião, veja se:

·      sua internet está funcionando;

·      seu computador ou celular acessam aquela plataforma;

·      você tem os aplicativos necessários;

·      seu áudio e microfone estão funcionando bem.

Mantenha o horário da reunião

Da mesma forma que nas reuniões presenciais, pontualidade é fundamental! Procure respeitar a agenda dos seus colegas e chegue na hora marcada. É importante também não passar do horário e ser objetivo.

Não é só porque o deslocamento não é necessário que os colegas não têm compromissos a cumprir.

Esteja 100% presente

O ambiente online pode trazer muitas distrações. Quando estiver em videoconferência, esteja presente na reunião, participando ativamente ou não.

Valorize seu tempo. Procure não visitar outros sites ou mesmo ficar vendo redes sociais.

Microfones e câmeras

Quando alguém estiver falando, desabilite seu microfone para que não haja interferência do barulho do ambiente em que você está.

A câmera pode ser desligada, caso ela não seja necessária naquele momento, para aumentar a qualidade da internet e facilitar a comunicação.

A câmera deve permanecer ligada principalmente em conversas em que as expressões faciais e o “olho no olho” sejam cruciais para a boa comunicação (evitando más interpretações de tons de voz, por exemplo).

Anuncie a sua chegada

Avise que entrou no encontro (com um bom dia, por exemplo) para que seus colegas saibam que está participando e para garantir que está na reunião correta.

Gerencie seu espaço

Encontre um local silencioso que possibilitará que você escute atentamente a sua reunião. Desligue ou silencie qualquer aparelho que possa fazer barulho enquanto estiver conectado.

Quando estiver dividindo espaço da casa com outras pessoas, se possível, tranque a porta para evitar interrupções.

Faça um resumo da reunião

Para melhor aproveitar esse momento, faça uma lista das ações e considerações que foram levantadas no encontro e planeje quais ações devem ser tomadas a partir disso.

Seja paciente

A transição de um encontro presencial para reuniões online é difícil para muitas pessoas. Procure ser compreensivo com a sua equipe e facilitar ao máximo essa transição, apresentando materiais como esse, por exemplo.

O mundo do trabalho será drasticamente modificado pelo home office, quanto mais cedo você e a sua equipe adquirirem habilidades, como realizar boas reuniões online, mais competitivos e adaptados estarão para o futuro do mercado de trabalho.