Como automatizar a gestão de documentos?

Em meio aos variados processos que integram a rotina de uma empresa, a gestão de documentos está entre os mais importantes, já que a tendência é que as organizações gerem cada vez mais informações sobre clientes, questões tributárias, entre tantos outros aspectos. Por isso neste post vamos falar sobre como automatizar a gestão de documentos.

O grande volume de dados produzidos gera alguns inconvenientes que, se os gestores não souberem lidar da maneira adequada, podem resultar em problemas mais sérios, como falta de espaço para armazenamento, dificuldades para encontrar informações quando necessário e desperdício de tempo dos colaboradores.

Por esse motivo, hoje em dia, as empresas têm adotado soluções automatizadas para a gestão de documentos, e é exatamente sobre isso que falaremos neste conteúdo. Continue a leitura para entender a importância de uma gestão de documentos eficiente e como realizá-la em sua empresa. Confira agora!

Importância da gestão de documentos

Toda empresa precisa lidar com grandes quantidades de documentos das mais variadas naturezas, como:

• contas de consumo;
• guias de impostos;
• contratos de trabalho;
• contratos de clientes.

Entre muitos outros. Para gerenciar essa infinidade de informações, que geralmente chegam em papéis impressos, é imprescindível buscar pelo auxílio de ferramentas e métodos mais eficientes.

A finalidade da gestão de documentos é justamente desenvolver procedimentos que garantam mais controle e segurança de armazenamento sobre qualquer tipo de informação gerada na empresa, com base em suas categorias e recomendações de manuseio.

Por mais que essa tarefa possa parecer simples, é comum nos depararmos com empresários que passam por muitos problemas desnecessários porque não adotam medidas mais eficazes para guardar seus documentos de maneira organizada.

O objetivo desse tipo de gestão é fazer com que qualquer membro da equipe da empresa consiga consultar os arquivos mais relevantes com facilidade. Para isso, é preciso que eles estejam em uma localização estratégica. Da mesma forma, os documentos intermediários, isto é, que são utilizados com menor frequência, devem ser armazenados e conservados em um local apropriado.

5 dicas para uma gestão de documentos eficaz

Agora que você já tem uma noção mais ampla sobre a importância da gestão de documentos, mostraremos algumas boas práticas sobre realizá-la com mais eficiência.

1. Digitalize os documentos

Um dos primeiros passos para aumentar a produtividade, reduzir riscos e facilitar o trabalho de todos os envolvidos no manuseio dos documentos da empresa, é convertê-los do papel impresso para o formato digital.

O procedimento pode demorar para ser concluído, mas é um esforço que valerá a pena a longo prazo. Comece delegando a cada funcionário uma quantidade determinada de papéis que precisem ser digitalizados. Separe um período do dia que não interferirá nas tarefas cotidianas.

Lembrando que uma das grandes vantagens da digitalização é a redução de custos com papel, tinta e equipamentos para impressão.

2. Faça backups com frequência

Assim que os documentos estiverem todos convertidos em formato digital, é imprescindível que seja criado o hábito de realizar backups frequentes, pois isso garante a segurança das informações.

Faça análises periódicas, mantenha os arquivos nos HDs e, ao mesmo tempo, na nuvem, para assegurar que estará disponível sempre que for necessário. Existem diversas formas de armazenar dados na nuvem. Mais adiante falaremos sobre uma solução perfeita para seu negócio.

3. Desenvolva padrões para nomeação dos arquivos

É fundamental que os arquivos não sejam abreviados na nomeação das pastas e subpastas. O recomendado é que as descrições sejam claras e objetivas para facilitar o entendimento de quem acessa.

4. Crie políticas claras para uso dos documentos

Defina regras simples e diretas sobre como utilizar e transportar os documentos de forma inteligente e segura, pois isso garante o andamento das atividades e reduz os riscos de extravio e danos de arquivos.

Estipule normas de uso que definam quais documentos são de acesso de todos e quais são restritos. Também defina processos adequados para solicitação, para que o controle seja realizado da melhor maneira possível.

5. Dê atenção à temporalidade

Existem documentos que precisam ficar armazenados por até 30 anos na empresa, como arquivos que comprovam a quitação de obrigações com a Previdência Social, por exemplo. Enquanto outros tipos de documento precisam permanecer disponíveis por cinco anos.

Sendo assim, dê uma atenção especial à temporalidade de cada arquivo, priorizando as respectivas datas de criação e prazos necessários para que sejam mantidos e, posteriormente, descartados.

6. Use a tecnologia para aumentar a produtividade e a segurança dessa gestão

Atualmente, é possível encontrar softwares especializados em gestão de documentos e que, ainda, oferecem uma série de recursos úteis para os demais departamentos da empresa, como controle financeiro, RH, entre outros.

Utilize os benefícios da transformação digital a favor de sua empresa e implemente uma ferramenta capaz de organizar e armazenar todas as informações de maneira centrada, garantindo mais produtividade e segurança ao negócio.

O Fortes Doc, por exemplo, é uma ótima alternativa para otimizar a gestão de documentos. Falaremos mais sobre ele no próximo tópico.

Como automatizar a gestão de documentos com o Fortes Doc

Antes de finalizarmos, é importante que você conheça as soluções oferecidas pelo Fortes Doc, o sistema de gestão de documentos da Fortes Tecnologia. Além de proporcionar recursos para organizar e armazenar seus arquivos, o programa agiliza os processos contábeis e financeiros de seu negócio.

O Fortes Doc conta com tecnologias avançadas, garantindo que todos os dados gerados em sua organização sejam armazenados na nuvem. Vale mencionar, ainda, que ele conta com ferramentas como:

• integração com Fiscal — todos os XMLs gerados são importados automaticamente para uma pasta pré configurada;
• auditoria do arquivo SPED — reduz os riscos fiscais pois realiza o cruzamento de todas as notas armazenadas com as que foram declaradas na obrigação acessória;
• ambiente Web — o sistema pode ser acessado via navegador a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone;
• importação XML por e-mail — todos os arquivos XML são enviados automaticamente para um e-mail (pré configurado);
• planos de conta organizado — as contas podem ser personalizadas de acordo com o perfil e as necessidades de sua empresa.

Como você pôde contemplar neste conteúdo, a gestão de documentos, quando realizada com o auxílio de tecnologias apropriadas, se torna muito mais ágil, produtiva e segura. Além disso, é preciso estabelecer políticas de organização, armazenamento e manuseio mais modernas na empresa.