Veja 6 práticas para redução do seu passivo trabalhista

A empresa que deixa de cumprir obrigações como o pagamento de taxas e encargos sociais ou registro dos funcionários gera o passivo trabalhista. Em outras palavras, trata-se da soma das dívidas que são geradas por um empregador que não cumpre as obrigações trabalhistas previstas em lei.

Essas dívidas são cobradas por meio de reclamações trabalhistas, fiscalizações do Ministério do Trabalho e Emprego, INSS e outras instituições. Por isso, as organizações que não adotam práticas de gestão de pessoas podem comprometer boa parte dos seus recursos financeiros com o pagamento de indenizações na Justiça do Trabalho.

Para que essa não seja a realidade do seu negócio, veja 5 práticas para a redução do seu passivo trabalhista. Confira!

1. Acompanhe o fluxo de passivos trabalhistas

Controle de perto os processos judiciais da sua empresa, principalmente aqueles que já se encontram em andamento. Isso permite mensurar de maneira correta e efetiva os valores gastos para o pagamento de cada execução trabalhista. Cadastre e monitore esses processos, antecipando valores para acordos e simplificando as negociações.

O acompanhamento do fluxo de passivos trabalhistas já existentes possibilita conhecer o real tamanho dos problemas, evitando-os no futuro.

2. Faça uma gestão de riscos eficiente

Muitas empresas, por julgarem apenas como um custo, não adotam práticas de gestão de riscos. Entretanto, para evitar e reduzir o passivo trabalhista, essa medida deve se tornar presente na rotina de cada organização. Contrate uma advocacia preventiva para conhecer todos os detalhes sobre a legislação, normas de sindicatos e afins.

Esse conhecimento é fundamental para evitar o custo do passivo trabalhista e ainda otimizar processos, criar soluções e mediar acordos.

3. Realize um controle de ponto preciso na sua empresa

O controle de ponto também precisa receber melhorias para se tornar mais eficiente e, dessa maneira, contribuir com a redução do passivo trabalhista. Invista em um sistema digital, pois o manual pode ser facilmente fraudado. Ter esse controle é essencial para provar em juízo as horas extras de cada funcionário.

Quando os registros são manuais, a Justiça pode questioná-los — pois ainda existem empresas que obrigam os funcionários a colocarem no papel o horário previsto em lei, mesmo que eles façam horas extras.

4. Atente-se ao arquivamento dos documentos

Toda a documentação que é gerada a partir de cada funcionário precisa ser arquivada do modo correto, permitindo eventuais consultas. Por isso, organize-se para ter fácil acesso às folhas de pagamento, aos contratos de trabalho, registros de pontos, atestados médicos e outros documentos importantes.

São esses papéis que farão toda diferença em caso de ações trabalhistas, construindo provas a seu favor. Não tê-los pode prejudicar o desempenho da sua empresa no tribunal.

5. Otimize a folha de pagamento

Todos os documentos que citamos acima devem ser assinados pelo funcionário e um profissional do seu departamento de Recursos Humanos. E um deles em especial, a folha de pagamento, ainda pode receber uma melhoria para se tornar mais preciso e menos propenso ao erro: a digitalização.

Por meio de um sistema integrado de controle de ponto, o cálculo da folha de pagamento será mais exato — reduzindo o desperdício de dinheiro. Mesmo que a entrega dela seja digital, providencie um recibo impresso e solicite a assinatura do colaborador.

6. Prepare-se para o eSocial 

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) comunica ao Governo Federal, de maneira unificada, diversas informações sobre os trabalhadores. Elas farão parte de um banco de dados nacional, que unificará profissionais, escritórios de contabilidade e de recursos humanos.

A implantação desse sistema começou no dia 01 de janeiro de 2018 e é válida para as empresas que faturaram, em 2016, mais de R$ 78 milhões. A partir de 01 de julho o eSocial, que simplifica processos e oferece ganhos de produtividade, passa a valer para todas as empresas.

Em um mercado cada vez mais competitivo entre as empresas, a redução dos custos com passivo trabalhista ajuda a colocar as organizações em uma posição mais vantajosa. Entretanto, é preciso que se invista mais em gestão de pessoas e controle de processos, reduzindo as chances de gerar esse custo extra.

Prepare-se para investir nos funcionários! Saiba como e sem onerar o orçamento com estas 4 dicas imperdíveis!