Gestão orçamentária: guia completo para a saúde financeira da sua empresa

Na sua vida pessoal, adotar uma política de gastos é uma medida necessária para que você estabeleça um teto. Trata-se de uma tática básica não só para evitar o descontrole financeiro, mas também para especificar limites por categorias, como alimentação, vestuário etc. Entre outras coisas, isso ajuda a conhecer a própria realidade financeira. Nas empresas, porém, é preciso ir além e implantar a chamada gestão orçamentária.

Realidade nos negócios bem-sucedidos, essa modalidade de gestão ainda é ignorada por boa parte dos empreendimento, tanto novos quanto antigos. De certo modo, isso justifica a existência de um determinado número de empresas que apenas sobrevivem no mercado, sem perspectivas de crescimento.

Quer entender por que a gestão orçamentária está intimamente ligada ao sucesso do seu negócio? Confira tudo o que você precisa saber sobre o assunto, neste guia completo!

O que é a gestão orçamentária e qual sua importância?

Naturalmente, o conceito de gestão orçamentária está interligado à antecipação da alocação de recursos da organização ao longo do ano. Independentemente do recorte de tempo, perceba que não estamos nos referindo apenas a gastos, mas a todas as destinações do capital disponível.

Por se tratar de uma gestão de orçamento profissional, outro ponto merece sua atenção: o acompanhamento do planejamento orçamentário traçado. Desse modo, qualquer necessidade de ajuste do plano inicial será detectada com uma boa margem de antecedência. Além disso, o monitoramento constante possibilita revisões orçamentárias pontuais, o que ajuda a poupar tempo e dinheiro.

Quais vantagens ela oferece para sua empresa?

Com base no que foi apresentado até aqui, já é possível vislumbrar o impacto positivo de uma gestão orçamentária nos resultados financeiros de uma empresa. Existem, entretanto, vantagens específicas que merecem destaque, conforme as que apresentaremos na sequência.

Planejamento correto do ROI

Considerado uma KPI (Key Performance Indicator) básica para qualquer empresa, o ROI é aquele indicador usado para descobrir se dado investimento valeu mesmo a pena. Relativamente versátil, essa taxa de retorno é ótima para avaliar a eficiência operacional. Soma-se a isso o fato de que ela pode ser aplicada de forma ampla ou individualizada.

Mas e se você pudesse utilizar o ROI como ferramenta de previsão de retorno, em vez de adotá-lo somente depois das aplicações financeiras? Tal planejamento é facilitado pela gestão orçamentária, já que ela também está relacionada ao equilíbrio almejado pelo planejamento financeiro.

Além de contribuir na projeção dos eventuais ganhos proporcionados pelos investimentos, uma gestão orçamentária de excelência também contempla a avaliação permanente de cada aporte financeiro. Observe que a decisão de insistir em determinado investimento mantém uma correlação estreita com os números apresentados pelas receitas e despesas do negócio.

Em outras palavras, a gestão orçamentária indica se aquele é mesmo o melhor momento para usar o montante de dinheiro imaginado. Se estiver amparada em dados sólidos, ela emite um alerta para o gestor. Ocasionalmente, o período mais recomendado para concretizar o investimento desejado pode estar um pouco mais à frente.

Maior organização na gestão financeira

Uma das grandes dificuldades dos gestores financeiros consiste em administrar o fluxo de caixa de maneira organizada e eficaz. Quando tudo parece uma bagunça generalizada, o processo de tomada de decisão é significativamente prejudicado. Incapaz de enxergar as entradas e as saídas com clareza, dificilmente você visualizará indícios de falhas.

Com um olhar especialmente dedicado ao monitoramento do orçamento, surge no horizonte uma gestão financeira realmente organizada. Esse cenário é imprescindível para que seja possível ver os pontos fracos e fortes do negócio. Na prática, isso quer dizer que o gestor das finanças olha para os números gerados pela empresa e sabe exatamente de onde eles vieram. Dito de outro modo, os dados deixam de ser aleatórios. Assim, é mais tranquilo administrá-los.

Uso inteligente dos recursos

Imagine que determinadas divergências do fluxo de caixa passaram despercebidas ou não receberam a devida atenção da área financeira. Então, considere que, a fim de aprimorar as operações, a empresa financiou a compra de equipamentos novos, com tecnologia de ponta.

Para tudo isso, como é possível deduzir, foi necessário arcar com o compromisso de desembolsar uma elevada quantia. Compromisso porque a compra foi parcelada. Ao renovar o maquinário sem uma análise criteriosa do fluxo de caixa, a organização infringiu uma regra elementar da gestão financeira. Afinal, não se deve investir antes de balancear as contas e projetar o fluxo de caixa.

Nunca é demais frisar que o pleno desenvolvimento da empresa é consequência de um planejamento cuidadoso e livre de ações desesperadas. Assim, a entrada dos negócios no rumo do crescimento esperado depende de uma boa dose de organização financeira. O raciocínio, inclusive, também se aplica às piores conjunturas econômicas, marcadas por crises que parecem intermináveis.

De modo resumido, a gestão orçamentária relembra a importância de não pular etapas. Em momentos de bonança ou tempestade, organização e planejamento são palavras de ordem para seguir em frente. Por sinal, esse é um dos segredos do crescimento financeiro contínuo e sustentável.

Objetivos alinhados ao orçamento

Outra vantagem do aperfeiçoamento da gestão dos recursos da empresa reside na forma como ela cria e difunde a chamada cultura orçamentária. Tal cultura deve perpassar todos os departamentos do negócio, uma vez que o alcance dos objetivos de todos eles depende da qualidade da gestão orçamentária. Tanto os profissionais recém-chegados quanto os mais antigos da organização precisam aprofundar a reflexão que fazem em torno do uso do capital disponível.

Com base em uma política transparente, a empresa incentiva os colaboradores a se comprometerem com as metas de gastos previstas. Concomitantemente, eles se sentem estimulados a buscar novas soluções. A própria comunicação entre os setores da empresa melhora, o que estabelece um ambiente propício ao compartilhamento de ideias e experiências.

De uma maneira geral, os funcionários ficam cientes dos efeitos de suas ações cotidianas sobre o orçamento mensal do negócio. O ato de explicar a situação financeira, em vez de simplesmente repassar metas, simboliza um gesto de respeito. Ao término do processo, desenvolve-se um corpo de colaboradores empenhado em conquistar os objetivos organizacionais sem extrapolar as diretrizes orçamentárias.

O que é preciso para começar a gestão orçamentária?

Os aspectos levantados anteriormente são, de fato, muito interessantes. Mas você deve estar se perguntando o que deve fazer para usufruir desse incrível conjunto de benefícios. Tenha em mente que a implantação da gestão orçamentária engloba algumas etapas fundamentais, comentadas logo abaixo.

Crie um plano orçamentário

Assim como acontece com outros tipos de planejamento, a adoção de um plano orçamentário está vinculada ao mapeamento da situação financeira do negócio. Esse diagnóstico das finanças não pode ser negligenciado, pois ele é essencial na elaboração de um conjunto de medidas que abranjam todos os departamentos.

Basicamente, o referido plano cumpre o intuito de reunir os dados e informações que guiarão a gestão orçamentária da empresa no período seguinte (trimestre, semestre etc.). Logo, ele precisa se basear em uma vasta quantidade de detalhes. Todas os custos, as receitas e as despesas precisam ser devidamente especificados.

Enquanto analisa os dados do intervalo anterior, é fundamental ficar atento ao desempenho da gestão financeira em todos os âmbitos. É importante, por exemplo, verificar qual foi o peso das deduções sobre vendas na receita líquida. Em alguns casos, a incidência de impostos é maior do que deveria devido à ausência de um planejamento fiscal adequado.

Existem, é claro, outros elementos que interferem no lucro da empresa. No caso dos custos variáveis, vale a pena observar o total pago em insumos e qual parcela das finanças tem sido destinada a essas compras. O montante indicado deve servir de referência para um novo e mais completo comparativo entre os preços dos fornecedores.

Ao mesmo tempo, os valores reservados ao cumprimento das funções do RH e departamento pessoal são igualmente abordados com viés analítico. Aqui, é aconselhável examinar o total designado a treinamentos de equipes, palestras motivacionais, além dos processos de recrutamento, seleção, admissão e demissão. Some a tudo isso o dinheiro convertido em benefícios (desde os planos de saúde até ingressos de cinema) aos colaboradores.

Outros fatores a serem investigados com um olhar crítico são as despesas e os investimentos operacionais. No fim, atualize a NCG (Necessidade de Capital de Giro), ou seja, a estimativa de dinheiro mínimo em caixa para sustentar o ritmo operacional vigente.

A cultura orçamentária, que comentamos anteriormente, tem como objetivo principal fazer com que todos os departamentos da empresa assumam sua parte de responsabilidade associada ao orçamento geral. Dito isso, é recomendável que cada setor colabore por meio do envio de um planejamento orçamentário particular, pautado em suas necessidades.

Após a ponderação de item a item, basta criar uma projeção de faturamento alinhada às possibilidades do negócio. Nesse sentido, considere não somente as finanças atuais, mas os objetivos financeiros almejados para o próximo período. Lembre-se de que as metas devem ser alcançáveis.

Simule cenários

Após coletar todos os dados relevantes obtidos pelos relatórios de todas as áreas da organização, é preciso cruzá-los entre si. Nessa etapa, o objetivo se resume a simular múltiplos cenários e como a empresa tenderia a se comportar neles. Tais simulações são substanciais para guiar os passos futuros da organização, além de prepará-la para enfrentar quaisquer adversidades.

Para que as simulações agreguem valor à gestão orçamentária, espera-se que elas não apresentem distorções profundas em relação aos prováveis eventos. Logo, precisam ter um planejamento base, a partir do qual serão desenhadas suas respectivas derivações.

As mudanças entre um cenário e outro são impulsionadas pela troca ou diferentes combinações entre as premissas orçamentárias. Trata-se de um grupo de variáveis internas e externas. Enquanto as internas podem ser mantidas sob controle pela gestão organizacional, as externas estão atreladas a fatores que independem dessa influência.

Estas são as premissas orçamentárias mais comuns:

• diminuição dos custos operacionais;
• expansão do público-alvo da marca;
• aumento do prazo de pagamento dos clientes para compras a prazo;
• contração ou demissão de colaboradores;
• maior diversidade do leque de produtos;
• ampliação do serviço de entregas;
• expansão dos negócios para outras regiões;
• renovação dos equipamentos;
• adoção de soluções tecnológicas de gestão.

Observe que essas poucas alterações já são suficientes para produzir os mais diversos cenários. Isso porque o número de diferentes combinações entre elas é considerável. Repare também que cada cenário provoca consequências características, que pedem resoluções contundentes e precisas.

No geral, note que análise de múltiplos cenários deixa a empresa mais preparada para enfrentar problemas. A experiência demonstra que é muito melhor se deparar com uma dificuldade prevista. Em tais condições, há, pelo menos, um plano de contingência a ser acionado.

Por outro lado, a criação de hipóteses é determinante para a descoberta antecipada de grandes oportunidades de investimento. A propósito, é aconselhável deixar a mente aberta para conceber variadas e lucrativas formas de investimento. Antes de fechar negócio, certifique-se de aplicar o melhor método de valuation.

Mesmo que, no momento, o capital seja insuficiente para participar da aquisição de outra empresa, por exemplo, talvez uma parceria de negócios, como um co-branding, seja viável. Essas e tantas outras possibilidades são melhor avaliadas mediante a prática constante da simulação de cenários.

Analise e acompanhe

Todo o trabalho feito anteriormente seria em vão, se a empresa não se propusesse a utilizar uma metodologia de monitoramento eficaz das ações colocadas em prática. Toda medida deve ser acompanhada com base em índices técnicos, mais precisamente em métricas previamente selecionadas para isso.

Nessas horas, é necessário recorrer novamente aos indicadores-chave de desempenho. Cada um deles cumpre funções características, associadas a análise de produtividade, rentabilidade, lucratividade, competitividade etc. Existem muitas métricas de análise no mercado. Para não errar na escolha, defina exatamente o que está sendo medido, ou seja, qual seria a resposta imaginada para cada decisão tomada.

Nesse contexto, se a intenção era melhorar o índice de retenção de clientes, por exemplo, seria interessante verificar como está a taxa de cancelamento de serviços. No sentido oposto, talvez tenha sido encaminhada uma proposta de aquisição de novos clientes. Nesse caso, é aconselhável acompanhar a evolução (que pode ser positiva ou negativa) do CAC, que corresponde exatamente ao custo de aquisição de cada novo cliente.

Durante esse processo de acompanhamento, a empresa deve produzir enormes volumes de dados. Para conservá-los e transformá-los em informações valiosas ao longo do tempo e sempre que necessário, deve-se empregar uma gestão de documentos exemplar. Naturalmente, o método utilizado serve para todas as compilações documentais que tenham valor para a organização, como:

• relatórios atualizados de todas as avaliações de desempenho;
• registros de metas passadas;
• registros contábeis;
• contratos — com fornecedores, clientes, colaboradores etc.;
• notas fiscais;
• obrigações acessórias;
• prognósticos financeiros.

A preservação de todos esses arquivos é, em princípio, complexa. Ela exige, mais do que tudo, organização empresarial. Além disso, há meios distintos de efetuar o mesmo processo. Em uma época dominada pelas soluções tecnológicas, ficam para trás as organizações apegadas à burocracia excessiva.

Com isso em mente, a maneira mais eficaz de guardar, proteger e acompanhar as repercussões geradas pelos dados da sua empresa reúne as medidas a seguir.

Padronização de processos

Quando os processos não são padronizados, incluindo do protocolo de guarda de arquivos, a decisão quanto ao que fazer ficará a cargo de cada colaborador. Isso não tem nenhuma relação com aumento da autonomia — outra coisa importante e saudável para o ambiente de trabalho.

Na verdade, a ausência de padrões favorece a bagunça administrativa. Para quem pretende analisar e acompanhar processos, o procedimento se torna praticamente inviável. Basta pensar que a coleta de resultados só faz sentido se as pessoas envolvidas praticarem as ações esperadas.

Automatização de processos

Outro ponto elementar e ligado ao monitoramento de dados se refere ao grau de precisão com que as tarefas são executadas. Além de diminuir o tempo de entrega, a automatização de processos produz resultados inegavelmente melhores. Não há, por exemplo, o risco de falha humana, à qual qualquer funcionário está sujeito.

Em um período de médio ou longo prazo, os prejuízos se ampliam, ilustradas pelo desgaste da saúde mental dos colaboradores. Vamos lembrar que a análise dos indicadores de desempenho será, em algum momento, conduzida por esses mesmos funcionários. Entre outras coisas, isso se traduz em um risco duplo de falha humana. Cansados física e mentalmente, eles tendem a deixar passar detalhes cruciais que podem ocasionar prejuízos à empresa.

Digitalização de documentos

Ao decidir migrar para algum sistema digital de gestão de documentos, é comum que a organização entre em um dilema. Esse dilema deriva da dúvida a respeito do que fazer com todos os arquivos, até então armazenados em gavetas ou fichários.

Em princípio, não é necessário digitalizar esses documentos, a não ser aqueles arquivos considerados mais importantes por conter informações sigilosas (da própria empresa ou dos clientes). Seja como for, saiba que o sucesso e rapidez da digitalização depende de uma metodologia eficiente e ágil.

Seleção de prioridades

A chegada da nova LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) trouxe uma série de alterações para as empresas. Com a nova legislação, as empresas passaram a assumir uma dose maior de responsabilidade quanto aos dados que estiverem sob a guarda dela. Logo, estamos falando não somente de clientes, mas igualmente de colaboradores.

A novidade deve causar uma mudança nas rotinas de coleta de informações. Ao contrário do que parece, essas transformações são positivas, pois elas incentivam os gestores a refletirem mais sobre os dados que realmente importam. Mais do que isso, a LGPD demonstra, mesmo que de forma indireta, como a análise de dados é preciosa para os negócios, independentemente do ramo ou nicho.

Política de acesso

Durante a fase de análise e acompanhamento das mudanças introduzidas, é necessário ter à disposição uma ferramenta tecnológica de gestão bem desenvolvida. Segura, ela deve conter mecanismos que possibilitem configurar os acessos, tudo de acordo com as necessidades e a hierarquia da empresa.

No caso da gestão orçamentária, você viu que o processo não é feito exclusivamente pela diretoria, por exemplo. Na realidade, todos os líderes dos departamentos precisam ser convocados a participar. Demonstramos que isso acontece desde a criação do plano orçamentário, então, nada mais natural que os diferentes gestores tenham liberdade para analisar o progresso dos novos cenários, que eles mesmos ajudaram a criar.

Revise os orçamentos

As gestões orçamentárias são totalmente flexíveis, adaptáveis à conjuntura e às características do momento. O aspecto que merece destaque aqui é a valorização da trabalhosa etapa atrelada à simulação de cenários. Se você se dedicar a ela, é bem provável que as revisões orçamentárias não exijam grandes esforços. Isso se aplica a qualquer segmento, como no caso das construtoras e seu orçamento de obras.

A exceção seria pautada por algum acontecimento externo completamente imprevisto. Mesmo assim, um processo minucioso é capaz de gerar solução alternativa até para as circunstâncias mais adversas. O propósito maior é impedir que sua organização seja gerenciada na base do improviso, o que pode ser tranquilamente alcançado.

Como um software pode ajudar na gestão orçamentária?

Depois de tantos processos, fica praticamente impossível assegurar máxima eficácia em gestão sem o auxílio de um software especificamente feito para isso. Com a ferramenta tecnológica ideal, toda a complexidade por trás da gestão orçamentária se desfaz. Repare que não é à toa que nós incluímos a adoção de soluções tecnológicas de gestão na lista de principais premissas orçamentárias.

A integridade de todas as etapas que constituem esse modelo de gestão está totalmente vinculada ao uso de uma solução tecnológica compatível com a demanda de dados produzida. Apenas a título de comparação, imagine-se compilando e cruzando todos os dados necessários manualmente.

Um único software de gestão já estaria apto a produzir relatórios em tempo real sempre que necessário. Tal capacidade, por si só, já garantiria o aumento da produtividade dos profissionais da sua empresa. Agora, imagine o que um sistema completo de gestão financeira pode fazer pelo seu negócio! Eis algumas funcionalidades:

• planejamento orçamentário — com direito à emissão de alertas quando o teto orçamentário for ultrapassado;
• integração com instituições bancárias — o que elimina o risco de problemas relacionados à conciliação bancária;
• emissão automática de NF-e;
• acompanhamento dos indicadores de forma clara e segura;
• gerenciamento efetivo do fluxo de caixa.
• total controle da inadimplência dos clientes.