Como organizar processos de um escritório de contabilidade?

A rotina de um escritório contábil é facilmente sobrecarregada com tarefas difíceis em razão da complexidade das atividades inerentes ao segmento. Esse é um problema que se agrava conforme o negócio cresce no mercado e expande sua cartela de clientes. Para solucionar essa questão, o gestor deve estudar e aplicar técnicas específicas que permitam organizar processos.

Se você quer superar esses desafios e garantir o desenvolvimento saudável do seu escritório, leia este conteúdo em que trazemos impactos práticos da organização de processos e, após, os principais passos para realizar essa organização. Boa leitura!

Qual é a importância da organização de processos para uma empresa?

Essa é uma atividade que busca entender os processos da organização e alocá-los da forma mais otimizada e eficiente possível, maximizando nos resultados da empresa. Entre os principais benefícios obtidos, estão:

• melhor gestão do tempo: gargalos no fluxo produtivo são identificados e eliminados;
• produtividade: são aplicadas metodologias que diminui a carga do trabalho e aumenta a eficiência dos colaboradores;
• satisfação do cliente: os serviços são prestados mais agilmente;  
• escalabilidade: a organização permite que o escritório cresça sem aumentar muito seus custos;
• aumento dos lucros: reduz os custos e melhora a imagem do escritório no mercado.

Quais são os passos para organizar processos de um escritório contábil?

No ramo contábil, a organização deve ter atenção redobrada pelo fato das atividades exercidas serem excepcionalmente complexas. Por outro lado, você conseguirá grandes diferenciais competitivos ao exercer uma organização eficiente. Veja os passos principais para fazê-la abaixo.

Mapeie todos os processos

O primeiro passo é mapear todos os processos rotineiros, essa é uma técnica onde o fluxo de atividades internas da empresa são desenhadas com o objetivo de identificar todas suas entradas, saídas e ações. Com ela os gestores conseguem visualizar as atividades essenciais para a empresa, as que agregam mais valor e as que geram inconformidades, gargalos nos produtos e atrasos.

Para fazer isso em um escritório contábil, você deve desenhar os caminhos de cada processo e classificá-los conforme sua complexidade. Por exemplo, você pode separar os processos em cores e organizá-los da seguinte forma:

• azul: rotas simples, os processos decorrem sem complicações;
• verde: trajetos mais sinuosos, os processos estão mais suscetíveis a erros e demandam mais tempo;
• vermelho: processos complicados, morosos e que exigem muita atenção;
• amarelo: caminhos alternativos que chegam ao mesmo resultado.

Melhore a comunicação interna

A boa comunicação interna é uma estratégia eficiente para ajudar na organização dos processos, já que eles se ajudarão e colaborarão para alcançar os resultados. Por isso você deve prover formas fáceis de todos os colaboradores se comunicarem.

Muitas empresas utilizam e-mail corporativo, mas essa ferramenta é limitada e pode não satisfazer algumas necessidades do negócio, como a troca de mensagens instantânea e reuniões em tempo real. Alguns exemplos de alternativas que podem ser adotadas são:

• mídias sociais corporativas;
• aplicativo de mensagens;
• programas de chamadas em vídeo, como o Skype.
• uma plataforma de gestão que permite troca de mensagens instantânea e diferentes canais de comunicação.

Incentive o compartilhamento de informações

Todo escritório contábil tem dezenas de planilhas contendo informações financeiras, modelos de documentos, tabelas, listas etc. Esses arquivos são utilizados em diferentes processos e podem ser grande ajuda na execução das tarefas.

Um grande problema consiste no fato de que nem todos os colaboradores têm acesso aos documentos, já que podem ser criados ou obtidos por um determinado contador. Por isso é importante que você incentive o compartilhamento das informações entre o pessoal.

Uma forma eficiente de fazer isso é implementando um sistema de gestão que permita receber as informações, assim elas poderão ser acessadas de qualquer lugar e por todos os colaboradores. Você conseguirá padronizar os processos e, consequentemente, organizá-los melhor.

Organize as tarefas

Nesse momento você deve organizar as tarefas de forma que o fluxo de processo se torne mais eficiente. Alguns exemplos de ações que podem ser tomadas são:

• determinar as responsabilidades e funções de acordo com as habilidades de cada colaborador;
• fazer um sequenciamento lógico do fluxo de trabalho que proporcione eficiência e evite ociosidade;
• elaborar um cronograma de prazos com tempo extra para cobrir eventuais empecilhos ou atrasos;
• criar uma lista de prioridades que contém tarefas urgentes.

Arquitete um fluxograma

O fluxograma é uma representação gráfica de um processo, demonstrando visualmente um passo a passo a ser seguido por figuras geométricas, linhas e textos que expressam a ordem de acontecimentos. Seu objetivo é o de demonstrar as tarefas e identificar os responsáveis por cada uma delas.

Não será necessário elaborá-lo para cada processo, pois ele é recomendável nos processos mais complexos ou que geram mais valor ao escritório, maximizando a organização empresarial. Diferente do mapeamento — que traz todos os procedimentos — o fluxograma trata das operações realizadas em um processo.

Identifique e elimine gargalos

Gargalo processual é tudo aquilo que pode atrapalhar o desempenho máximo dos colaboradores, alguns exemplos são a falta de capacitação profissional, trabalhos manuais, excesso de tempo gasto na procura de documentos etc.

Converse com seus colaboradores, identifique pontos de melhoria nas suas rotinas de trabalho e peça sugestões para solucioná-los. Quando você elimina gargalos, o fluxo de trabalho sairá conforme você planejou.

Use um sistema de gestão eficiente

É bastante difícil organizar processos manualmente, são inúmeras as informações que devem ser controladas pelo gestor. Para economizar tempo e evitar erros, você pode delegar essa atividade para um sistema de gestão desenvolvimento especialmente para um escritório contábil.

Além de trazer mais economia, segurança e agilidade ao escritório, uma boa plataforma auxilia na organização de diferentes formas:

• monitora as tarefas: disponibiliza em um painel as atividades exercidas por cada colaborador em tempo real;
• monitora o desempenho do pessoal: aplica indicadores de desempenho sobre as atividades exercidas pelos colaboradores;
• emite relatórios: realiza análises sobre a produtividade e emite relatórios que permitem identificar pontos de melhoria;
• melhora a comunicação: cria canais de comunicação úteis para seus colaboradores;
• integra a gestão: integra o controle de diferentes setores;
• e mais.

Organizar processos é fundamental para o escritório melhorar seus resultados, conseguir se expandir no mercado, agradar os melhor seus clientes etc. Mas é preciso encontrar um desenvolvedor que ofereça um software capaz de satisfazer as necessidades específicas do seu negócio.